Die unterschiedlichen Systemkonzepte und -funktionen
Auf dem Markt werden derzeit Lösungen in unterschiedlichen Produktkategorien angeboten:
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Mail-Appliance sind vorkonfigurierte Lösungen inklusive Hardware-Komponenten mit Standard-Funktionalität. Ihr Schwerpunkt liegt auf einer systemgetriebenen Mail-Archivierung.
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E-Mail-Archive sind Softwarelösung ohne vorkonfigurierte Hardware-Komponenten, die sich auf die Ablage von elektronischen Nachrichten konzentrieren.
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E-Mail-Archiv mit optionalen DMS-Funktionen sind Lösung zur E-Mail-Archivierung. Sie lassen sich um herstellereigene Komponenten und Funktionen erweitern, die üblicherweise Dokumenten Management Systems (DMS) bieten. Dazu zählen die allgemeinen Dokumentenverwaltung, Aktenverwaltung und Postkorbfunktionen.
Foto: Zöller & Partner GmbH
Entscheidungsgrundlage für ein Systemkonzept sind immer die unternehmensspezifischen fachlichen und funktionalen Anforderungen zur Mail-Archivierung. Für eine vollumfängliche Archivierung aller Mails in Kopie aus Compliance- oder Risikogründen ergeben sich mehrere Optionen. Wird bereits eine DMS-Lösung im Unternehmen eingesetzt, könnte dort eine Erweiterung um eine Mail-Archivierung in Frage kommen. Alternativ könnte ein rein auf die Mail-Archivierung ausgerichtetes Produkt bessere Funktionalität zu niedrigeren Kosten bieten.
Liegt der Anwendungsschwerpunkt jedoch auf einer Anwender-getriebenen individuellen Archivierung von Mails im Kontext von Geschäftprozessen, hat eine rein auf Mail-Archivierung ausgerichtete Lösung Nachteile, da neben E-Mails auch andere Dokumente in einer Kunden-, Vertrags- oder Projektakte gespeichert werden sollen. Der Fokus möglicher Lösungen würde hier eher auf mit DMS-Funktionen erweiterbaren Produkten liegen.
Welcher Komfort ist nötig?
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Es gibt keinen Standard dafür, wie eine E-Mail in ein Mail-Archiv abgelegt oder in eine elektronische Akte gespeichert werden soll. Die angebotenen Lösungen unterscheiden sich wesentlich in Anwendungsfunktionen wie zum Beispiel der Kennzeichnung von bereits archivierten E-Mails im Mail-Client oder Möglichkeiten der Widerherstellung archivierter E-Mails. Eine Unterstützung mobiler Benutzer ist ebenfalls nicht selbstverständlich.
Bei der Mail-Ablage sollte der logische Zusammenhang zwischen Mail-Body und Anhängen gewahrt bleiben können (Beispiel: Rechnung und Aufwandübersicht als getrennte Anhänge in einer Mail). Nicht alle Mail-Archivlösungen können das ohne weiteres.