Alle drei Möglichkeiten muss das Unternehmen während der gesamten Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren sicherstellen.

Beschreibungsstandard kommt

Bei der Überlassung der Daten ist darauf zu achten, dass das Format maschinell auswertbar ist, beispielsweise ASCII/ANSI, dBase oder Excel. Das heißt, die Buchhaltungssoftware muss über geeignete Funktionen zum Export aller Stamm- und Bewegungsdaten verfügen, die zu steuerlich relevanten Vorgängen gehören. Das schließt Informationen über die Verknüpfung der Daten, also zum Beispiel eine Journaltabelle mit den Kontenstammdaten, ein.

Mit der Software „Idea“ verfügen die Steuerpüfer über ein Tool zum Einlesen, Verknüpfen und Auswerten der Daten, sofern diese einem eigens entwickelten Beschreibungsstandard entsprechen. Vielen Buchhaltungsprogrammen mangelt es indes noch an einer Unterstützung dieses Beschreibungsstandards. Die Hersteller versprechen allerdings entsprechende Anpassungen.

Die meisten Unternehmen entscheiden sich für den Export aller steuerlich relevanten Daten nach Abschluss eines Geschäftsjahrs, unter anderem auch als Vorsorge gegen künftige technische Probleme, die beim Zugriff auf ältere Daten auftreten können. Die größte Herausforderung ist dabei die Identifikation dieser steuerlich relevanten Daten. Da jedes System seine Daten in unterschiedlichen Strukturen ablegt, können die Datentypen nicht allgemeingültig definiert werden. Vorgegeben ist aber, welche kaufmännischen Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind. Dementsprechend müssen alle Daten, die zur Erzeugung dieser Unterlagen erforderlich sind, exportiert werden. Für das praktische Vorgehen heißt das: Der Steuerberater sagt, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind - wie bisher. Der Systembetreuer muss dann, gegebenenfalls gemeinsam mit dem betreuenden Systemhaus, herausfinden, anhand welcher Daten diese Unterlagen erzeugt werden, und die

entsprechenden Exportfunktionen konfigurieren.