Seit mehr als 25 Jahren bieten Softwarehersteller mittlerweile IT-Lösungen für das Management und die Archivierung von Dokumenten an. Inzwischen hat sich für dieses Segment der Gattungsbegriff Enterprise-Content-Management (ECM) eingebürgert. Doch die Beschaffung eines Programms allein etabliert noch längst kein ECM. Folgende Fragen sollten Entscheider beantworten können, um den Projekterfolg zu sichern und das ECM-Potenzial zu heben.
COMPUTERWOCHE Marktstudien zum Thema ECM
- Ein "klassischer" Zettelkasten auf dem Desktop
Mit der auf Java basierenden Software "Zkn3" steht eine Lösung zur Verfügung, die den Aufbau von Literatur- und Textsammlungen ermöglicht. - Unabhängigkeit von der Plattform durch Java
"Zkn3" kann problemlos auch auf Mac OS X zum Einsatz kommen. - Nicht unbedingt WYSIWYG
Aber nach der Eingabe der Daten als reiner Text werden diese dann auch entsprechend der Auszeichnung auf dem Bildschirm dargestellt. - Ein Zettelkasten mit vielen Möglichkeiten
Bei der freien Software "Synapsen" kann der Anwender schon bei der Installation die entsprechende Unterstützung für seine Textverarbeitung installieren. - Der "Synapsen"-Zettelkasten im Einsatz
Die Oberfläche der Software ist nicht mehr ganz auf dem Stand moderner GUIs, wie man sie heute in der Regel auf den Windows-Systemen findet. - Auch hier ist es möglich, über Plattformen hinweg zu arbeiten
"Synapsen" arbeitet dank Java ebenfalls problemlos mit Mac OS X zusammen. - Notizzettel, die überall zur Verfügung stehen
Diese Idee steckt hinter "Evernote und wird durch die Verfügbarkeit auf vielen Systemen und mit Hilfe der Abspeicherung im Web ermöglicht. - Wichtiger Vorgang, wenn das Wissen "up to date" bleiben soll
Evernote muss synchronisieren, damit sich die Daten auf einem einheitlichen Stand befinden. - Die Notizen und anderen Daten stehen auch mobil zur Verfügung
Die freie App von Evernote ermöglicht den Zugriff von Android, iOS und Windows Phone 7 auf das gesammelte Wissen. - Auch Microsoft hat ein gutes Tool für das Wissensmanagement im Angebot
OneNote gehört ebenfalls zur Office-Familie, ist aber vielen Anwendern nicht so geläufig wie Microsoft Word oder Excel. - OneNote kann auch Online und in der Cloud zum Einsatz kommen
Dazu braucht es aber kein Office 365, da eine OneNote WebApp auch für Microsofts Onedrive zur Verfügung steht). - OneNote im mobilen Zugriff
Nachdem es zunächst nur eine App für iOS und Windows Phone gab, stellt Microsoft auch Android-App zur Verfügung, die regelmäßig Updates erfährt. - Zu Beginn sicherlich etwas gewöhnungsbedürftig
Die freie Software Freemind bietet dem Anwender alle Möglichkeiten des Mindmappings, verlangt aber eine gewisse Einarbeitungszeit - Die in der Basisversion kostenfreie Software von Mindmeister
Sie ermöglicht die Arbeit mit Mindmaps in der Cloud und erlaubt auch das Teilen der Mindmaps mit Kollegen auf diesem Weg. - So ist ein Arbeiten bei jeder Gelegenheit möglich
Die MindMeister-Software wird auch als App für Android oder iOS angeboten und kann dann auf die gleichen Dateien zugreifen, die von der Online- oder Desktop-Version der Software erstellt wurden. - Schnell, klein und einfach
Mit der Wiki-Software Notebook2 können Anwender problemlos eigene Wikis auch auf USB-Sticks anlegen und verwenden. - Einfaches Editieren mit wenig Besonderheiten
Das Prinzip der einfachen Verwaltung "virtueller Zettel", die dann verknüpft sind, wird bei Notebook2 sehr konsequent umgesetzt. - Wiki-Prinzip mit ganz moderner Oberfläche
Die Software lexiCan4 wurde mit dem aktuellen Ribbon-Konzept der Office-Anwendungen ausgestattet und sollte so für die meisten Anwender leicht zu bedienen sein. - Ein neues Wissensgebiet ist schnell angelegt
Wer mit Word umgehen kann und schon mal ein Wiki gesehen hat, wird in der Regel auch mit lexiCan4 schnell eigene Wissensgebiete anlegen und entsprechend gliedern können.
Woran erkennt man ein erfolgreich eingeführtes modernes ECM?
Aus der kaufmännischen Sicht macht sich ein erfolgreich eingeführtes ECM dadurch bemerkbar, dass die Kosten nachhaltig sinken und sich Prozesse in dokumentenzentrischen Abläufen, die zumeist die Kernprozesse des Unternehmens umfassen, schneller abwickeln lassen. Die mit der Ablage im Dokumenten-Management-System (DMS) verbundenen Kosten liegen im Erfolgsfall trotz der zusätzlich notwendigen Scan- und Indexiertätigkeit häufig niedriger als die Kosten der Papierablage, denn diese findet für jede Kopie immer wieder neu und somit mehrfach statt. Aber nicht nur die Archivierung, sondern auch die Aufbewahrung der bereits archivierten Dokumente fällt mit geordneter Datenhaltung günstiger aus als papiergebunden. Teure Stellflächen und Archiv-Verwaltungseinheiten gehören der Vergangenheit an.
Vorgaben zur Aufbewahrung und zeitgerechten Vernichtung von Unterlagen erfüllen sich in ECM-Lösungen durch definierbare Regeln quasi nebenbei, und die vollständige Aktenführung ist dank der Integration aller Medien (Papier, Fax, Datei, E-Mail) in diesen Lösungen gelebte Praxis.
Bei den Zugriffen werden die Vorteile eines ECM am deutlichsten, denn für alle im System abgelegten Unterlagen dauert der Abruf nur Sekunden, egal wie alt das Dokument ist: Das Suchen nach der Akte, das schier endlose Warten auf die Belieferung aus dem Zentralarchiv oder der Mikrofilmstelle hat mit der Einführung des ECM ein Ende. Auch finden sich die Unterlagen in aller Regel dort, wo sie zu erwarten sind. Die Suchmöglichkeiten im ECM sind klar vorgegeben und entsprechen den Ablage- und Suchanforderungen der Anwender. Einmal abgelegte Dokumente sind verlässlich an der zugewiesenen Stelle innerhalb der Akte auffindbar - ein versehentliches Löschen oder Umhängen ist praktisch ausgeschlossen.
Die damit zusammenhängenden Prozesse lassen sich somit deutlich schneller und effizienter abwickeln. Durch die elektronische Aktenbereitstellung lassen sich Vorgänge gleichzeitig parallel bearbeiten, was die Prozess-Durchlaufzeiten in der Regel deutlich reduziert. Zusätzlich ist gewährleistet, dass Entscheidungen auf Basis der aktuellen Sachlage erfolgen. Da Akteninhalte teils vollautomatisch (sämtliche Ausgangspost), teils durch eigens hierfür betriebene Servicestellen (Scanstelle, sämtliche Eingangspost) oder für die restlichen Unterlagen durch den Anwender selbst (E-Mail- und Dateiablage) abgelegt werden - und zwar kurz nach dem Dokumenteneingang, spätestens unmittelbar nach Bearbeitung des Vorgangs - liegen die benötigten Informationen vollständig vor.
Einige stark strukturierte Prozesse lassen sich sogar elektronisch und ohne Sachbearbeiter-Eingriff fallabschließend in sogenannter Dunkelverarbeitung innerhalb des ECM ausführen. Diese Möglichkeiten sind heutzutage allerdings noch auf einfach strukturierte Prozesse beschränkt, die besonders geringen Entscheidungsfreiraum enthalten und zumeist auf Formularen oder ähnlich stark strukturierten Unterlagen beruhen.
- Tipps für das Enterprise 2.0
Unternehmensinterne Social-Media-Plattformen bringen Teamarbeit und Wissens-Management auf ein neues Niveau. So gelingt das Enterprise 2.0. - Klein und früh anfangen:
Wer schon zum Start den großen Wurf plant, wird ewig planen und wenig einführen. - Pilotprojekte in Social-Media-affinen Teams:
Geeignet sind insbesondere verteilte Gruppen mit viel Projektarbeit. Sie haben einen hohen Abstimmungsbedarf und sind zugänglich für neue Kommunikationsformen. - Multiplikatoren identifizieren:
Mitarbeiter, die andere Kollegen begeistern können, sind Gold wert. Das Social Business funktioniert nur mit einer kritischen Masse. - Portale sind besser als Einzellösungen:
Wenn sich Mitarbeiter für Wikis, Foren und soziale Netze getrennt anmelden müssen, verlieren sie schnell die Lust. - Arbeitsprozesse abbilden:
Wenn Abläufe wie Urlaubsübergabe und Dokumentenbearbeitung vom sozialen Netz unterstützt werden, erschließt sich den Mitarbeitern ein Nutzen. Das fördert die Akzeptanz. - Klarnamen vorschreiben:
Wer den Umgangston in öffentlichen Diskussionsforen im Internet kennt, wird ihn sich nicht im eigenen Unternehmen wünschen. Anonymität fördert Beleidigungen und Mobbing, Klarnamen schützen davor. - Guidelines formulieren:
Wenn Geschäftsabläufe abgebildet werden, sollte klar sein, wo welche Inhalte gepostet werden sollen und dürfen. - Betriebsrat einbinden:
Social Business schafft Transparenz im Unternehmen und sollte daher mit der Arbeitnehmervertretung abgesprochen werden. - Datenschutz beachten:
Soll sich das soziale Netz auf ausländische Niederlassungen erstrecken, müssen zuvor Datenschutzbestimmungen abgeklärt werden.