Der Wunsch: Alle Dokumente an einem Ort

Sind einmal alle Werke und Töchter der Südzucker-Gruppe integriert, sollen Anwender ihre Labordatenblätter, Personalakten, Daten aus dem Elo- und SAP-Records-Management, Rechnungen, Office-Dokumente, Projektunterlagen, Betriebsanleitungen, CAD-Zeichnungen, Bilder und Videos nur noch zentral im DMS speichern (siehe auch "Records-Management ist Pflicht"). Für Christian Lenz, frisch gebackener CIO der Südzucker-Gruppe, liegt der wesentliche Nutzen eines DMS darin, Anwendern effiziente Services zu bieten sowie Geschäftsprozessen und Fachbereichen einen Mehrwert zu verschaffen. Das geschehe beispielsweise durch den schnelleren konzernweiten Zugriff auf und das Finden von Dokumenten sowie durch die Möglichkeit, Vorgänge schnell zusammenzustellen. Die genaue Höhe der durch ein DMS erzielten Einsparungen sei hingegen kaum zu benennen, aufgrund der großen strategischen Vorteile aber auch nicht entscheidend.

Damit das DMS tatsächlich den erwünschten Erfolg hat, musste die IT die vom DMS gebotenen Standardprozesse und dessen Datenablage möglichst genau an die Bedürfnisse der Endanwender anpassen. Ebenso wichtig ist eine ansprechende Benutzeroberfläche: "Anwender können in das System schauen, als wäre es ein Aktenschrank", beschreibt Kogel das Ergebnis. Ferner ist das DMS als mehrmandantenfähige Lösung entworfen. Sie umfasst logisch getrennte Archive für den Vorstand, die Zentralabteilung Personal sowie für alle anderen Nutzer. In Kombination mit den Zugriffsrechten auf die zum Teil unternehmenskritischen Unterlagen trägt dieser Ansatz erheblich zur Akzeptanz der Lösung bei. Grundsätzlich sollten Unternehmen nie versuchen, Anwendern eine Lösung "überzustülpen", da dies fast immer schiefgehe, rät CIO Lenz. "Sie müssen die Leute zu Beteiligten machen, nicht zu Betroffenen."

Und es gibt noch weitere Aspekte, die laut Kogel und Lang den Aufbau eines unternehmensweiten DMS bremsen beziehungsweise beflügeln können (siehe auch "Studie: Dokumenten-Management in Deutschland"). So sind die Archivstrukturen eines DMS bereits vor der Neuinstallation zu klären, das geplante System sollte unabhängig von den Quellsystemen sein. Nicht zu unterschätzen ist auch der Aufwand für den Aufbau eines Berechtigungs- beziehungsweise Rollenkonzepts, da dies erfahrungsgemäß sehr komplex und langwierig sein kann. Kogel und sein Team konnten diesbezüglich die Optionen in Elo nutzen, doch war eine Anbindung an das Active Directory von Microsoft zunächst nicht möglich, da es sich für die Anforderungen bei Südzucker nicht "granular" genug einrichten ließ, erklärt Kogel. Es läuft jedoch eine neuerliche Machbarkeitsprüfung.