Damit die Einkäufer von ihren Gepflogenheiten Abstand nehmen, muss man sie von den Vorteilen des digitalen Einkaufs überzeugen. An erster Stelle auf der Argumentationsliste stehen die positiven Erfahrungen - Einsparungen von Zeit und/oder Geld - aus ersten Beschaffungsprojekten. Berührungsängste werden abgebaut, wenn der Einkäufer persönlich erlebt, dass das neue System dem Blättern in gedruckten Katalogen und dem Telefonieren mit Anbietern deutlich in Transparenz und Schnelligkeit überlegen ist.
5. Software für das E-Procurement: Hilfe für den Großeinkauf
Wenn Güter und Leistungen auf der Grundlage klar definierter und standardisierter Beschaffungsprozesse im großen Stil über das Internet eingekauft werden sollen, ist es sinnvoll, die Abläufe zu systematisieren.
E-Procurement-Software liefert die technische Basis dafür. Katalogsysteme bilden das Herzstück dieser Lösungen. Die Einkäufer greifen damit direkt auf die digitalen Warenkataloge der Lieferanten zu, die bereits an einen Marktplatz angebunden sind. In die meisten Systeme können Unternehmen auch Kataloge neuer, eigener Lieferanten einbinden, die noch nicht an Marktplätze angeschlossen sind. Genehmigungsstufen, Kostenstellen und Kostenarten einer Bestellung lassen sich mit der Software abbilden - der Systematik folgend, die Unternehmen nach ihren ersten Erfahrungen als bindend definiert haben. (Siehe Schritt 3)
Bei solchen weitgehend automatisierten Abläufen genügt ein Mausklick, um bestimmte Artikel ohne den Versand von Faxen oder Briefen und auch ohne den Umweg über eine Warenkorb-Funktion im Internet zu bestellen. Die Wareneingangsbuchung erfolgt nicht mehr manuell, und die digitale Rechnung kommt ebenfalls automatisch.
Vergleicht man die Einführung einer E-Procurement-Software mit der Implementierung eines Warenwirtschaftssystems, handelt es sich um ein vergleichsweise kleines Projekt. Dennoch ist es sinnvoll, kleinen, überschaubaren Systemen den Vorrang vor großen Softwarepaketen mit vielen Funktionen zu geben. Allerdings sollte sich die Software problemlos um neue Funktionen erweitern lassen. Eine Möglichkeit, hohe Anfangsinvestitionen zu umgehen, ist die Miete von E-Procurement-Software und Service von einem externen Dienstleister, einem Application Service Provider (ASP). Um die Investitionssicherheit zu gewährleisten, muss eine derartige Lösung Schnittstellen zum eigenen und zu allen gängigen Warenwirtschaftssystemen beinhalten, auch wenn eine derartige Anbindung im Unternehmen noch nicht benötigt wird. Wichtig ist auch, dass sie die in der eigenen Branche genutzten Standards unterstützt. In der Regel sind es auf XML basierende Formate für den Austausch von Geschäftsdokumenten, die sich je nach Branche geringfügig voneinander unterscheiden. Als Standard zum Austausch von Katalogdaten hat sich das Format BMEcat etabliert. Auch die Überlebensfähigkeit des Lösungsanbieters spielt mit Blick auf die Zukunftssicherheit der Technik eine wichtige Rolle. (Siehe Schritt 2).
6. Anbindung an die Warenwirtschaft: Transparenz, die sparen hilft
Unternehmen, die bereits über Warenwirtschafts- oder Kunden- Management-Systeme verfügen, können die im E-Procurement anfallenden Daten auch in ihren internen Systemen weiterverarbeiten. Voraussetzung dafür sind Schnittstellen zur Beschaffungssoftware. Die reine Integration einer Marktplatzanbindung in das eigene Warenwirtschaftssystem bei Standardsystemen sollte zwei bis fünf Manntage dauern. Bei proprietären Lösungen fällt dieser Vorgang naturgemäß teurer aus. Wenn diese Phase abgeschlossen ist, entfällt das fehlerträchtige Eintippen von Bestellvorgängen in Unternehmenssysteme per Hand. Leichter als bisher lassen sich tatsächliche Einkaufsvolumen erfassen, nach Warengruppen oder Organisationseinheiten aufschlüsseln und unternehmensweit bündeln. Soll ein selten benötigter Artikel beschafft werden, findet man heraus, ob und wo er schon einmal bestellt wurde.
7. Ausschreibungen und Auktionen: die Suche nach Lieferanten