Auf dem Weg zum erfolgreichen Projekt, sind einige Schwierigkeiten zu meistern:
-
Unklare Zieldefinition verwirren die beteiligten Projektmitarbeiter.
-
Das Vorhaben wird ohne konkreten Anlass und unspezifisch pilotiert. Eine Einführung im Vorstandssekretariat hilft beispielsweise wenig, wenn die Anwendbarkeit für Projekt- und Personalakten geprüft werden soll.
-
Das Dokumenten-Management-System soll Lücken in den Fachanwendungen schließen.
-
Die Automatisierung komplexer Vorgänge bietet umfangreiches Verbesserungspotenzial und bedarf daher eines hohen Analyseaufwands. Angesichts der vielen Lösungsmöglichkeiten verliert man schnell das eigentliche Ziel aus den Augen.
-
Krampfhaftes Festhalten an einer eingeführten, aber nicht mehr geeigneten Lösung.
-
Anfragen und Anforderungen der Anwender häufen sich und werden nicht priorisiert.
DMS-Experte Dietmar Weiß hat aus seinen Erfahrungen mit Einführungsprojekten zehn Tipps zusammengetragen, wie sich diese Hürden umgehen lassen.