Hinter Alfreso steht das gleichnamige kommerzielle Unternehmen mit Firmensitz in London, das sich seit der Gründung im Jahr 2005 der Kreativität der Open-Source-Gemeinde bedient. Das ECM-Produkt ist ein prominentes Beispiel für quelloffene Software, die sich in der professionellen Unternehmens-IT etablieren konnte. Das ist Grund genug, sich die Lösung etwas genauer anzusehen:
Was ist Alfresco?
Alfresco ist eine Java-basierende Applikation für das Enterprise-Content-Management (ECM). Sie hilft beim Verwalten, Verteilen, Versionieren und Archivieren von elektronischen Dokumenten. Neben der kostenlosen "Alfresco Community Edition" vertreibt das Unternehmen auch eine kosten- und lizenzpflichtige "Alfresco Enterprise Edition", die neben umfangreichem Support durch den Hersteller noch zusätzliche Features integriert.
- InfoWorld Test Center
Das InfoWorld Test Center präsentiert die besten Open Source Enterprise-Anwendungen. - Content Management
Alfresco Community deckt die vier Hauptaufgaben von ECM ab: Image Management, Dokumenten-Management, Records Management und Web Content Management - Enterprise Resource Planning
Compiere liefert ein gutes Allround-ERP-Paket, kombiniert mit grundlegenden CRM-Funktionen. - Projektmanagement
Das Programm dotProject besticht durch ein einfaches und sauberes User-Interface, das schnellen Zugriff auf Projekte, Aufgaben und zugehörige Dateien bietet. - Application Monitoring
Hyperic HQ bietet Application Performance Monitoring mit diversen Dashboard-Ansichten. - Business-Process-Management
Intalio BPMS kombiniert eine J2EE/JBI-basierende Prozess-Engine mit einem Eclipse-basierenden Designer für das Modellieren von Geschäftsaktivitäten. - Reporting
JasperReports gehört zu den ausgereiftestesten Reporting-Engines am Markt. - Enterprise Portal
Liferay Portal ist ein leistungsstarkes aber einfach zu bedienendes Tool, das komplexe organisatorische Strukturen abbilden kann. - E-Commerce
Magento eCommerce ist ein PHP-basierendes Packet, das mächtige und flexible Funktionen für das Katalog- und das Kundenmanagement bringt. - Business Intelligence
Open Source BI-Lösungen sind rar. Pentaho Open BI Suite bietet dennoch Funktionen, die an kommerzielle Systeme heranreichen. - Customer-Relationship-Management
SugarCRM ist wahrscheinlich die kompletteste und professionellste Open Source CRM-Lösung.
Was bietet Alfresco?
Zu den wichtigsten und am häufigsten genutzten Bestandteilen zählen das Dokumenten-, Web-Content- und Image-Management. Grundsätzlich können mit Alfresco Dokumente gespeichert und verwaltet sowie Arbeitsabläufe (Workflows) und Aufgaben für die einzelnen Dokumententypen erzeugt werden.
Historie des Dokumenten-Managements
Die elektronische Verwaltung von Dokumenten ist so alt wie die Geschichte des Computers. Anfangs beschränkten sich die Anwender darauf, ihre Dokumente auf der lokalen Festplatte zu speichern, später kamen Ablagemöglichkeiten im Verzeichnis auf einem gemeinsamen Server hinzu.
Doch der einfache Zugriff auf zentral vorgehaltene Dokumente entspricht nicht mehr den Anforderungen an die Arbeit mit Daten in modernen Unternehmen. Einfache Ablagesysteme sind ungeeignet für Teams, die Dokumente gemeinsam bearbeiten wollen. Auf deren Bedürfnisse sind die Funktionen von Alfresco zugeschnitten.
Warum entstand Alfresco?
Der Erfolg von ECM-Software im IT-Markt in den letzten Jahren ist nachvollziehbar. Die Gewohnheit, Dokumente auf der lokalen Festplatte zu speichern, wurde schnell durch Server-basierende Lösungen ersetzt. Immerhin garantierten die Unternehmen ihren Mitarbeitern dadurch ständige Verfügbarkeit der Dokumente und dedizierte Zugriffsrechte. Auf diesem Status quo verharrten viele Firmen und öffentliche Verwaltungen jedoch sehr lange. Erst in den letzten Jahren entdeckten die Anwender die vielfältigen Möglichkeiten von ECM-Lösungen. Die Bearbeitung von Daten und Inhalten erreichte völlig neue Dimensionen.
Eine Wende brachte die Einführung von Microsofts Office Sharepoint Server, mit dem ECM den Massenmarkt eroberte. Alfresco hat sich mit der Konkurrenz intensiv auseinandergesetzt und eine Open-Source-Lösung herausgebracht, die man spätestens seit 2008 als ernst zu nehmende Alternative bezeichnen darf. Vorteilhaft für Anwender ist vor allem die Möglichkeit einer kostengünstigen Annährung an die ECM-Welt, denn Alfresco bietet Schnittstellen zu den Open-Source-Lösungen OpenOffice (Büroanwendungen) und MySQL (Datenbank-Server).