1. Zentraldokument in Filialdokumente aufteilen

Im Allgemeinen werden Sie ein Zentraldokument mit bereits vorhandenen Filialdokumenten füllen wollen (unten). Wir wollen trotzdem zunächst einmal von dem Fall ausgehen, in dem Sie die Filialdokumente direkt im Zentraldokument erstellen, da dabei einige wichtige Punkte klarer werden.

Ein Zentraldokument erstellen

Wenn Sie ein Zentraldokument später in Filialdokumente aufteilen wollen, müssen Sie zunächst das Zentraldokument anlegen.

» Dazu erstellen Sie innerhalb von Microsoft Word ein neues Dokument. Aktivieren Sie dann gleich zu Anfang die Gliederungsansicht, indem Sie auf die Schaltfläche Gliederung im Bereich Dokumentenansichten klicken oder Sie benutzen die gleichbedeutende kleine Schaltfläche Gliederung rechts unten im Programmfenster in der Statusleiste.

» Geben Sie die Überschrift für den Gesamttitel des Dokuments und darunter die Überschriften für jeden Abschnitt ein, den Sie später als Filialdokument benutzen wollen. Wenn Sie nach der Eingabe einer Überschriftenzeile die Taste <Enter> drücken, wird jede dieser Ebenen automatisch mit der integrierten Überschrift-Formatvorlage Ebene 1 – bzw. Überschrift 1 – formatiert.

» Weisen Sie den Überschriften für die Filialdokumente eine geeignete Überschrift-Formatvorlage zu. Sie können mit einer von mehreren Alternativen arbeiten: Wenn Sie nur auf einer Ebene arbeiten wollen, verwenden Sie Ebene 1 für jedes Filialdokument (Abbildung 8.12 links). Sie können aber das Zentraldokument auch mit einem übergeordneten Titel versehen (Abbildung 8.12 rechts). In diesem Fall können Sie die darunter liegenden Überschriften eine Ebene tiefer stufen. Dazu können Sie die Schaltflächen des Bereichs Gliederungstools benutzen (oben).

» Im weiteren Vorgehen können Sie dann unterhalb der Ebenen der Überschriften für die einzelnen Filialdokumente weitere Eingaben vornehmen. Sie können beispielsweise weitere Unterebenen und auch Eingaben für den Textkörper festlegen. Gehen Sie dazu genauso vor, wie bei einem normalen Dokument in der Gliederungsansicht (oben).

Tipp: Alternativ können Sie auch ein bestehendes Dokument in ein Zentraldokument umwandeln: Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Zentraldokument verwenden möchten, und weisen Sie jeder Überschrift eine geeignete Überschrift-Formatvorlage zu. Wechseln Sie dann in die Gliederungsansicht.