E-Mails sollten kurz, treffend und selten sein
Im Umgang mit E-Mails empfiehlt Würger die folgenden Grundsätze:
• Maximal ein Empfänger in der Empfängerfeld.
• Vor Versenden sich selbst fragen, ob die Mail wirklich notwendig ist.
• Verwendung großer Verteilerlisten nur in klar benannten und definierten Ausnahmefällen.
• Je kürzer die Mail desto größer die Chance, dass sie gelesen wird.
• Klare und zutreffende Betreffzeile.
• Maximal zwei Antworten auf eine Mail, dann persönliches Gespräch suchen.
In einem kleinen E-Mail-Knigge wollen wir Ihnen helfen, beim Schreiben und Verschicken von E-Mails perfekt und professionell zu werden. Wir haben daher 16 Tipps gesammelt. (Quelle: www.inqa-buero.de)- Tipp 1: Keine Romane
E-Mails sind kein Ersatz für ausführliche Briefe. Sie sind kurze, schnelle Mitteilungen und sollten übersichtlich, prägnant und flott sein. Müssen sie mal etwas länger sein, machen Sie alle vier bis fünf Zeilen einen Absatz. E-Mails, die ein Scrollen erfordern, ärgern nur, deshalb: "No Scroll, no Groll". - Tipp 2: Aussagefähiger Betreff – kurz und knackig
Ihre Betreffzeile entscheidet, ob die Nachricht überhaupt gelesen wird. Viele bekommen weit über 150 Mails am Tag. Wer da keine aussagekräftige Betreffzeile liefert, kann sich gleich die ganze Mail sparen. Noch schlimmer: gar keine Betreffzeile. - Tipp 3: Korrekte Rechtschreibung
Auch in Mails gelten deutsche Rechtschreibregeln. Ja, sicher – es muss oft schnell gehen. Aber jedes Mailprogramm hat auch ein Rechtschreibprogramm. Nutzen Sie es – vor allem im Job. Und die Mails nur in Kleinschreibung zu verschicken, gilt als unhöflich oder schlampig. - Tipp 4: Immer höflich bleiben!
Viele beginnen ihre Mail mit "Hallo" und duzen den Adressaten ungefragt. Doch manchen stößt das sauer auf. Also kein "Hi" oder "Hey" zum Anfang. "Hallo, Herr Meyer" oder "Guten Tag, Herr Meyer" hat sich zwar schon eingebürgert, aber Leute, die man nicht persönlich kennt, sollte man mit "Sehr geehrte(r)..." ansprechen. Auch "Bitte" und "Danke" haben schon manche Tür geöffnet. - Tipp 5: Niemals BLOCKSCHRIFT
Achten Sie auf die Form – wer z. B. seine Mails in GROSSBUCHSTABEN schreibt, wird als Schreihals angesehen. Auch nur um wichtige Dinge oder Passagen hervorzuheben, sind sie ungeeignet (Ausnahme: vielleicht Firmennamen, die so geschrieben werden). - Tipp 6: Kein Chinesisch
Verwegene Kürzel wie mfg (mit freundlichen Grüßen), + lg (und liebe Grüße), gr (Gruß) oder cu (see you) mögen echt cool sein, aber nur unter privaten Freunden. Im Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße aus. Wer nicht Dauer-Chatter ist, versteht sonst außerdem Bahnhof. - Tipp 7: Massenmails in Maßen
Gruppen-Mails sind gut geeignet, um einen Termin bekanntzugeben oder Einladungen zu verschicken. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren, umfangreiche Info- oder Kettenbriefe zu versenden. Sie selbst wollen ja auch nicht zugemüllt werden. Schicken Sie bei Massenaussendungen auch nicht die Adressen Ihrer Geschäftspartner mit. - Tipp 8: No Smileys?
Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf positive Referenzen oder witzige Stellen hin. In privater E-Post sicher ganz nett, aus Ihren Business-Mails sollten Sie den Grinse-Mann aber unbedingt verbannen, wenn Sie ernst genommen werden wollen. - Tipp 9: Keine Priorität
Alle Mails lassen sich mit höherer Priorität schicken. Ein Trick, der aber bereits überhand nimmt. Bei Mails mit Priorität (Outlook: Neue Nachricht, dann: Nachricht; Priorität festlegen) sieht der Empfänger "rot" oder ein Ausrufezeichen. Verzichten Sie darauf – wenn Ihre Mail nicht wichtig wäre, könnten Sie auch auf sie verzichten. - Tipp 10: Keine Intimitäten, keine Animositäten
Privates, Intimes und Streit unter Kollegen haben in der elektronischen Post nichts verloren. Schließlich können Mails im Büro abgefangen und mitgelesen werden. Peinlich, peinlich! Und schwer aus der Welt zu schaffen! - Tipp 11: Ihre Visitenkarte als Absender
Die Visitenkarte gehört zum Geschäftsleben – auch bei E-Mails. Privat kann man es mit der Signatur halten, wie man will – im Beruf gehört sie dazu. Der Empfänger will oder soll Sie telefonisch erreichen, ohne gleich die Auskunft bemühen zu müssen. Achten Sie auf übersichtliche Anordnung der Angaben. - Tipp 12: Lesebestätigung dezent verwenden
Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine Mail gelesen wurde. Gehen Sie mit Lesebestätigungen sparsam um. Der Empfänger fühlt sich schnell belästigt, wenn es bei Ihrer Nachricht nicht um etwas wirklich Wichtiges geht. - Tipp 13: Rechtzeitig antworten
Wer e-mailt, hat es meist eilig. Antworten Sie schnell, aber nicht zu schnell. Faustregel: Zurückschreiben sollte man frühestens nach einer Stunde, spätestens nach 24 Stunden zumindest eine kurze Rückmeldung und dann allerspätestens nach drei Tagen die gewünschte Antwort geben. - Tipp 14: Richtig antworten
Unachtsame oder allzu bequeme Menschen schicken in ihrer Antwort dem Empfänger oft seine Original-Mail wieder mit. Tun Sie das nur, wenn Sie vom gleichen Empfänger selbst ständig in kurzer Folge Mails erhalten oder Sie sich direkt auf in der Original-Mail genannte Details beziehen, die der Empfänger wieder benötigt. - Tipp 15: Richtige Anhänge
Versenden Sie umfangreiche Datei-Anhänge nur, wenn Sie sicher sind, dass sie beim Empfänger erwünscht und lesbar zu öffnen sind. Kündigen Sie größere Attachments besser vorher an oder stimmen Sie sich mit dem Empfänger vorher ab – per Telefon oder kurze Vorab-Mail-Anfrage – auch hinsichtlich der lesbaren Dateiformate. - Tipp 16: Mehrfachzustellungen vermeiden
Die Mehrfachübermittlung derselben Information bläht den Posteingang unnötig auf und nervt Ihren Empfänger. Wenn die gleiche Meldung von verschiedenen Stellen oder Hierarchie-Instanzen in Firmen an die gleichen Empfänger verschickt wurde, sollten sich diese Stellen über eine sinnvollere Informationsregelung einigen.
Letztendlich hat man es selbst in der Hand, ob man den Nachrichtenstrom beherrscht oder davon beherrscht wird. "Lassen Sie nicht fremde Menschen oder Technik darüber entscheiden, wann Sie Ihre E-Mails bearbeiten, sondern nehmen Sie Ihr Leben in die eigene Hand", rät Digital-Experte Jekel. Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. "Sie werden erstaunt sein, wie positiv die Reaktionen sein werden und Sie damit produktiver und entlasteter werden", so Jekel.