Projekte scheitern immer am Menschen

Erste Hilfe für Projekte

20.11.2023
Von 
Bettina Dobe war Autorin für cio.de.

So retten Sie ein Projekt frühzeitig

Damit es gar nicht erst so weit kommt, gibt die selbständige Projektberaterin Andrea Ramscheidt Tipps. Ganz wichtig: "Für die Klärung der Ziele muss man sich am Anfang viel Zeit nehmen. Menschen neigen dazu, schnell etwas zu beginnen", sagt sie. Dass man am Ziel vorbeischießt, merke man erst nach einer Weile.

Am Beginn eines Projekts sollte eine Stakeholder-Analyse stehen mit anschließender Inhalts- und Ablaufplanung. "Sagen Sie nicht Termin, Budget und Teilziele zu, bevor Sie einen ganz genauen Überblick haben", rät Ramscheidt. "Die Zeit muss man sich als Projektleiter nehmen, alles valide zu prüfen." Sie ist überzeugt: Hat man alles genau abgewogen und hält die Berechnungen für realistisch, muss man später nicht "nein" sagen.

Wer sich frühzeitig mit einem Sparringspartner austauscht, bemerkt schneller Fehler.
Wer sich frühzeitig mit einem Sparringspartner austauscht, bemerkt schneller Fehler.
Foto: imagINC - Fotolia.com

Bewährt habe sich auch, so Ramscheidt, sich früh an einen externen Sparringspartner zu wenden oder - noch besser - an einen Kollegen, der die Firma kennt, aber nicht im Projekt mitarbeitet. "Das gibt eine zusätzliche Sichtweise und ist für jedes Projekt wertvoll." Eventuelle Probleme können besprochen werden, bevor sie akut werden.

Kommunikation ist alles

Ein Projektleiter sollte darauf achten, wie und ob die Kommunikation im Team funktioniert. "Tauschen sich die Beteiligten nur während der Meetings aus oder reden sie auch mal beim Mittagessen über mögliche Probleme?", fragt Ramscheidt. Es sei Aufgabe des Projektleiters, eine offene Kommunikation zu etablieren.

Hat der Führungsverantwortliche trotz allem ein Zeit- oder Budgetproblem, sagt die Projektberaterin ganz klar: "Ein Budget explodiert nicht so einfach." Das sei häufig die Folge mangelnder Planverfolgung. Ein möglicher Grund: Wechselnde Verantwortungen und wechselnde Projektmitarbeiter sind oft die Ursache, wenn das Vorhaben scheitert.

Nicht jedes Projekt kann gerettet werden. Je eher man sich das eingesteht, desto besser: "Ein Projektleiter muss sich die Frage stellen, ob das Vorhaben noch Sinn macht oder ob es man es in Teilen oder ganz aufgeben sollte", sagt Ramscheidt. "Er sollte aber auf jeden Fall Ruhe bewahren." Hat sich der Projektleiter eingestanden, dass das Projekt im Argen ist, muss er sich vor Augen führen: "Wie ist die Situation jetzt und welche Handlungsalternativen habe ich? Kann ich vielleicht noch Teilziele erreichen oder etwa eine Software nur mit einem Teil der geplanten Funktionen live gehen lassen?", sagt Ramscheidt. So hat sich die Investition wenigstens ein wenig gelohnt.

Eines muss klar sein: "Schuldzuweisungen führen zu keinen Lösungen." Vielmehr sollte sich der Projektleiter darauf konzentrieren, welcher Mitarbeiter im Team welche Ressourcen braucht, um seinen Teil noch zu schaffen. Wenn es doch nicht zu retten ist, rät Ramscheidt: "Rechtzeitig den Mut aufbringen zuzugeben, dass es gescheitert ist: Das ist eine der Aufgaben des Projektleiters."