2. Der Vertragsentwurf

In 80 Prozent der Fälle ist es möglich, den klassischen Request for Proposal (RfP) durch einen Vertragsentwurf und Request for Quotation (RfQ) zu ersetzen. Grundlage sind vorgefertigte Bausteine, die sich an Leading Practices im Markt orientieren und an die konkreten Anforderungen des Auftraggebers angepasst werden. Der Vergleich ist sehr einfach, denn das standardisierte Format lässt keinen Raum für abweichende individuelle Definitionen der Anbieter: Wollen sie sich bewerben, können sie den Leistungen nur in der vorgegebenen Form zustimmen und den entsprechenden Preis dafür nennen. Am Ende dieser Phase kann direkt ein Rohvertrag vorgelegt werden. Die Phase erfasst alle wichtigen Aspekte:

Servicebeschreibungen: In einem Katalog werden die Anforderungen und die Services standardisiert beschrieben - beispielsweise für Arbeitsplatzausstattung, E-Mail, Archivierung, Datenverteilung usw. - inklusive der Serviceschnitte und Service-Level-Vereinbarungen. In dieser Phase wird allein die Servicesicht näher spezifiziert. Die technische Umsetzung ist Sache des Dienstleisters.

Governance und Prozesse: Hier werden die organisatorischen Anforderungen festgelegt, um die Services zu erbringen. Sie stellen sicher, dass die dazu notwendigen Einheiten, Funktionen und Rollen existieren. Definiert werden auch das Service-Management (die Anforderungen, Ziele, Ergebnisse und Erfolgsfaktoren von Prozessen) sowie die daraus abgeleiteten Anforderungen. Zudem beschreiben sie die Aktivitäten zur Implementierung der Service-Management-Prozesse.

Recht und Finanzen: Die rechtlichen und finanziellen Anforderungen werden aufgeführt, ebenso die Abrechnung mit Hilfe flexibler Preismodelle. Diese legen den finanziellen Rahmen fest, in dem sich die Verhandlungspartner bewegen dürfen. Die entsprechende Preisliste füllt der Dienstleister aus. Auch werden die konkreten Bedingungen für die Zusammenarbeit benannt. Dazu gehören zum Beispiel Benchmark-Klauseln, etwa zur Kundenzufriedenheit sowie zum Innovations- und Service-Management.

Transition und Transformation: Diese Phase ist in vielen Outsourcing-Projekten die kritischste. Deshalb sollten Kunde, Berater und Dienstleister die Schlüsselfak-toren für eine reibungslose Transformation bereits im Vertrag berücksichtigen. Dazu gehören Regelungen zum lückenlosen Übergang zwischen den Phasen inklusive der Unterstützungsleistungen des Dienstleisters-, des ordentlichen Personal- und Asset-Übergangs sowie zum Aufbau der Governance-Strukturen.

Vertragsentwurf: Am Ende der RfQ-Phase steht der fertige Vertragsentwurf. Dieser umfasst neben den zuvor beschriebenen Inhalten unter anderem auch den Umgang mit Innovationen und technologischen Änderungen, Benchmarks und enthält Regelungen zu Service-as-before oder Sweeper Clause.