Zehn Schritte zur GDPdU-konformen Archivierung

Extraktion (zwingend): Das Hauptsystem und gegebenenfalls Neben- und vorgelagerte Systeme extrahieren aus ihrem Datenbestand periodisch die steuerrelevanten Daten nebst den zugehörigen Stammdaten, wie sie bei der Qualifizierung und Identifizierung festgelegt worden sind. Diese Daten werden zusammen mit der Strukturdefinition, in der das Format und die Attribute der Daten beschrieben sind, als Dateien exportiert. Zu den Strukturdateien gehören auch die Zusammenstellungen und Regeln der im Hauptsystem vorhandenen Auswertungen. Die Aufbereitung entsprechend dem Beschreibungsstandard für IDEA (abrufbar unter www.audicon.net) ist hierbei zu empfehlen.

Validierung (empfohlen): Manuell oder automatisiert erfolgt eine Prüfung und Validierung, ob die Daten vollständig, richtig und verarbeitungsfähig sind. Hierzu kann man die Daten zum Beispiel mit IDEA beziehungsweise AIS TaxAudit testweise auswerten. Sind die Daten nicht vollständig oder nicht auswertbar, müssen entsprechende Anpassungen in den operativen Systemen vorgenommen und die Daten erneut ausgegeben werden. Zukünftig werden für diesen Zweck voraussichtlich auch Programme angeboten, die man als "Validator" bezeichnen kann.

Schritt 3 - Übergabe (zwingend): Die Daten und die dazugehörigen Strukturinformationen werden an das Archiv übergeben. Dies kann durch manuellen Import oder nach erfolgreicher Überprüfung durch ein Validator-Programm automatisiert geschehen. Letzteres hat den Vorteil, dass keine manuelle Interaktion erfolgt, bei der noch eine Veränderung der Daten theoretisch möglich wäre.

Indizierung (zwingend): Die Daten und die dazugehörigen Strukturinformationen werden in die Verwaltung des Archivsystems übernommen. Hierbei werden sie zusammenhängend manuell oder automatisiert indiziert, so dass sie unter dem gleichen Index eindeutig identifizierbar und wieder auffindbar gespeichert werden. Werden die gleichen Daten oder Daten der gleichen Periode gewollt oder fehlerhaft mehrfach übertragen, so muss das Archivsystem für eine entsprechende Versionierung bei der Indizierung sorgen, damit der Prüfer den Zugriff auf die richtigen Daten erhält.

Speicherung (zwingend): Das Archivsystem speichert die Informationen und sichert durch seine Medien beziehungsweise Verwaltungssoftware, dass die eindeutige Identifizierung, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit sichergestellt ist. Mit der Übernahme, Indizierung und Speicherung erstellt das Archivsystem eine Protokolldatei, die den Vorgang sowie die veränderungs- und verlustfreie Speicherung im System dokumentiert und zusammen mit den Daten und Strukturinformationen unter dem gleichen Index speichert. Die Verwendung eines Zeitstempels nach Signaturgesetz kann die rechtliche Qualität des Nachweises der Unveränderbarkeit und des Speicherdatums zusätzlich absichern.