Aufgrund der genannten Defizite weichen Anwender zum Gewinnen und Verteilen von Informationen auf andere Techniken aus und beschränken Datei-Server auf die Funktion einer gemeinsam genutzten Dateiablage. Weil Anwender die Bedeutung von Datendiensten als gering einschätzen, behalten sie für diese Funktionen häufig alte Systeme bei. So gehen etwa Analysten von Gartner davon aus, dass mehr als die Hälfte der Windows-Server noch unter NT laufen. Ähnliches dürfte auch für Novell gelten, wo sogar noch die über zehn Jahre alte Netware-Version 3.x in vielen Unternehmen ihren Dienst tut. Beim Update von File-Servern steigen viele Anwender auf freie Software um, weil die Kombination aus Linux und Samba derartige Basisfunktionen genauso erbringt.

Hersteller wie Microsoft und Novell versuchen, der schwindenden Bedeutung von Datei-Servern zu begegnen, indem sie nun verstärkt mit Neuerungen aufwarten. Dazu zählt etwa, dass beide neben traditionellen File-Server-Protokollen (SMB, NCP, NFS oder Apples AFP), die sich nur schlecht für das Internet eignen, dem auf HTTP basierenden WebDAV eine gleichwertige Position einräumen. Die in Windows-Clients als "Web Folder" ansprechbaren Server-Verzeichnisse beruhen auf dieser Technik.

Daneben schenken beide Anbieter dem Bedürfnis nach Dateiabgleich zwischen Client und Server seit einiger Zeit Beachtung. Das kommt besonders Notebook-Besitzern entgegen, die ihre Daten auch offline bearbeiten wollen. Microsoft brachte derartige Funktionen bereits mit Windows 2000 unter dem Sammelbegriff "Intellimirror" auf den Markt, Novell nennt seinen mit Netware 6 eingeführten Synchronisierungsmechanismus "iFolder".

Frischer Wind dank Open Source

Nicht zuletzt unter dem Druck freier Software zeigt sich besonders Microsoft entschlossen, File-Services der Sphäre von Commodity-Software zu entziehen und durch weitere Innovation die Messlatte zu heben. Die Company hat großes Interesse daran, die Open-Source-Konkurrenz abzuschütteln, weil der weitaus überwiegende Teil aller Windows-Server für Datei- und Druckdienste eingesetzt wird. Der kürzlich erschienene Windows Server 2003 umfasst als wesentliche Neuerung "Shadow Copy", das bei jedem Speichervorgang unsichtbar für Endbenutzer eine neue Dokumentversion anlegt. Wird eine Datei versehentlich überschrieben, dann lässt sich die vorherige Version wiederherstellen.