Neue Trends verschärfen das Problem
Diese Jahrzehnte alte Problematik verschärft sich nochmal vor dem Hintergrund aktueller Trends. So wollen viele Unternehmen die Vorteile von Virtualisierung nutzen, wissen aber häufig nicht, ob die Lizenzbestimmungen der derzeit genutzten Software eine virtuelle Nutzung überhaupt erlauben. Denn die Richtlinien jedes einzelnen Softwareanbieters unterscheiden sich zum Teil grundlegend. Smyth: „Das Verwalten all dieser verschiedenen Aspekte entpuppt sich zunehmend als echte Kostenfalle.“
Ein weiterer Trend dem sich Unternehmen nicht verschließen können ist das Thema „Bring your own Device“. „Hier sollte jedes Unternehmen akzeptieren, dass immer mehr Mitarbeiter ihre Geräte mit zur Arbeit nehmen und sie auch dort nutzen“, rät der Manager. Die Mitarbeiter erwarten in ihrem professionellen IT-Umfeld zunehmend eine ähnliche Nutzererfahrung wie im privaten Bereich. Smyth: „Die Unternehmen dürfen hier keinesfalls restriktiv vorgehen. Sie sollten solche Trends nicht nur erlauben, sondern sogar unterstützen.“
Diese Vermischung von privaten und beruflichen Umfeld verstärkt allerdings auch das Risiko, dass Angestellte ihre Firmen unbewusst in finanzielle Gefahr bringen. „Innerhalb weniger Minuten kann ein Mitarbeiter ein für private Anwender kostenloses Programm herunter laden und im Firmenumfeld nutzen.“ Wenn das Unternehmen nichts von dieser Software weiß, können unvorhergesehe Kosten auf sie zukommen.
Weiter muss ein Unternehmen sicherstellen, dass die gekaufte Software auch mit den eingesetzten Betriebssystemen kompatibel ist. Dies wird besonders kritisch, wenn auf ein neues Betriebssystem migriert wird. „Viele Anwendungen, die zum Beispiel auf Windows XP hervorragend ihren Dienst taten, verweigern eben diesen unter Windows 7“, sagt Smyth. Er prognostiziert, dass im Jahr 2012 besonders viele Unternehmen von Windows XP auf Windows 7 wechseln. Das noch in diesem Jahr erscheinende Windows 8 wird diese Problematik noch verschärfen. Hier bei einer großen Anzahl von Software-Lizenzen einen funktionierenden Workflow zu entwickeln sei für die Unternehmen unter Umständen sehr schwierig.
- Die schlimmsten Lizenz-Bedingungen
Den IT-Anwendern stinkt so manche Lizenz-Bedingung. Von Vertragsänderungen bis zur Katze im Sack. Diese fünf Lizenz-Bedingungen stoßen den Kunden besonders auf. - Lizenz-Bedingungen 1: Spielregeln
Wenn der Anbieter nach Gutdünken seine Spielregeln ändern kann, halten 89 Prozent für unfair. So sind viele Firmen klammheimlich dazu übergangen, Gebühren nicht nach Prozessoren, sondern nach Kernen zu berechnen - ohne dies im Vertrag festzuhalten. Forrester kann die Unzufriedenheit gut nachvollziehen. "Welchen Sinn hat ein Vertrag, wenn eine der Parteien zentrale Bedingungen jederzeit ändern kann." - Lizenz-Bedingungen 2: Upgrades
Über Upgrades, die als komplett neues Produkt verkauft werden, regeln sich ebenfalls 89 Prozent auf - wenn man also zusätzlich löhnen muss, um in den kompletten Genuss eines Upgrades zu kommen. Doch dieses Ärgernis sollte bald der Vergangenheit angehören, meint Forrester. Der Trend zu Cloud und SaaS zwinge Anbieter dazu, ihre Produkte ständig zu verbessern - ohne extra dafür zu kassieren. Ansonsten rennen ihnen die Kunden weg. - Lizenz-Bedingungen 3: Support
Dass der Support teurer wird, wenn man sich von überflüssigen Lizenzen trennt, sehen 91 Prozent als unfair an. Bisher leiste sich dies nur Oracle, sagt Forrester - und sieht es ebenso wenig ein. "Wir sehen keine Rechtfertigung dafür, Kunden Support für Software in Rechnung zu stellen, die sie gar nicht nutzen." So manche Firma habe Oracle-Programme in den Regalen, weil sie dem Katalog oft nur schwer entnehmen könnten, welche Lösung für ihre Anforderungen die richtigen sind. - Lizenz-Bedingungen 4: Preisgestaltung
Für alle Prozessoren eines Servers zu zahlen, der partitioniert ist, stinkt 86 Prozent. Zwar sei es schon gerecht, sagt Forrester, man den Prozessor als für die Preisgestaltung heranzieht - weil er als sinnvoller Richtwert für den Wert dienen kann, den der Kunde aus der vom Prozessor ermöglichten Leistung ziehen kann. - Lizenz-Bedingungen 5: Pakete
Von Anbietern, die auf den Kauf aller Lizenzen vor der Implementierung bestehen, fühlen sich 90 Prozent über den Tisch gezogen. So haben manche Forrester sich auf Drei-Jahres-Verträge eingelassen, und stehen nun vor Regalen voller Millionen von ungenutzten Dollar, weil sie einfach nicht so viel User haben wie gedacht.
Verbesserungspotenzial auch bei Software-Händlern
Doch nicht nur für die Nutzer wird Software-Management zunehmen unübersichtlicher. Auch die Software-Händler müssen stets im Auge behalten, ob die Software-Käufer auch tatsächlich ihrem Nutzungsverhalten entsprechend Lizenzgebühren zahlen. „Dies resultiert dann häufig in unvorhergesehene Verwaltungsausgaben welche je nach Größe des Unternehmens in die Millionen gehen können.“, warnt der Flexera-Manager.
Laut Smyth planen die meisten größeren Unternehmen in den nächsten Jahren mit Einsparungen und Budget-Kürzungen. Dabei soll jedoch der Service-Level und die Produktivität nicht eingeschränkt, sondern im besten Fall weiter gesteigert werden. „Software-Lizenzmanagement ist ein sehr wichtiges Feld in dem noch jeden Menge Einsparungspotenziale stecken.“
Doch egal für welche Software-Strategie sich ein Unternehmen entscheidet, es sollte die Komplexität der Materie nicht unterschätzen und sich darauf einstellen, dass sie in den nächsten Jahren noch einmal deutlich zunimmt.