Besonders weit sind die Unternehmen damit noch nicht: Wohl höchstens ein Viertel der deutschen Unternehmen sind auf der sicheren Seite und speichern ihre E-Mails vollkommen gesetzeskonform, vermutet Bücking. „Ich sehe mich in dieser Einschätzung durch unabhängige Studien bestätigt, wonach ein Drittel der befragten Unternehmen überhaupt nichts von elektronischen Archivierungspflichten weiß, und nur ein Viertel diesbezügliche Infrastruktur- und Organisationsmaßnahmen getroffen hat“, sagt Bücking.

Aus Unternehmersicht geht es nicht allein die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Ebenso wichtig ist die vollständige Dokumentation von Geschäftsvorgängen unter den Gesichtspunkten der Beweisrelevanz und des unternehmensinternen Informationsmanagements. Denn in einem eher schleichenden Prozess hat die Relevanz von E-Mails in rechtlicher Hinsicht deutlich zugenommen. Vor einigen Jahren noch galten E-Mails als Alternative zum Telefonat. Inzwischen haben sie in vielen Bereichen die vorher übliche Schriftform abgelöst, und ihnen kommt sowohl für unternehmensinterne Abläufe als auch als Dokumentations- und Beweismittel für Geschäftsvorgänge entscheidende Bedeutung zu.

Unterschiedlich Aufbewahrungsfristen für steuer-, handels- und haftungsrechtlich relevante Dokumente verkomplizieren die Sachlage weiter. Zudem ist Datenschutzrecht und das Fernmeldegeheimnis der Mitarbeiter zu beachten. Bei erlaubter oder geduldeter Privatmail gilt im Grundsatz, dass ohne die Zustimmung der Mitarbeiter oder ihrer Vertretung (Betriebsrat/Personalrat) eine Überwachung der Inhalte der Kommunikation unzulässig ist.

Und dieses Feld ist mit Fallstricken übersät: Ein pauschales Verbot ist meist kaum durchsetzbar, weil man dann Verstöße auch strikt ahnden muss. Dazu kann es beispielsweise gehören, einen langjährigen, zuverlässigen und engagierten Mitarbeiter abmahnen zu müssen, nur weil er eine private E-Mail geschrieben hat. „Denn wenn man nicht dagegen einschreitet, gilt das als Duldung und es gelten das Fernmeldegeheimnis und gesteigerte datenschutzrechtliche Anforderungen an den Arbeitgeber“, erklärt Jurist Bücking. Außerdem wollen sich Unternehmen bei Mitarbeitern, Partnern und Kunden als fortschrittlich und weltoffen präsentieren. Schon deswegen wird in Betriebsvereinbarungen meist die Privatnutzung zumindest in Pausen und außerhalb der Arbeitszeit erlaubt.