Einstellen auf andere Mentalität
Die indischen Kollegen hat sie bei einem einwöchigen Aufenthalt in Mumbai näher kennen gelernt. Als Erstes sei ihr aufgefallen, dass die Softwareprofis, anders als es ihre deutschen Kollegen gewöhnt sind, in einem Großraumbüro arbeiten. "Auffallend war auch die persönliche Atmosphäre, die im Team herrschte", so Sacharowa. Es sei viel über Privates gesprochen worden. Unterschiede gibt es der Chefdesignerin zufolge auch in puncto Mentalität. Man habe sich erst aneinander herantasten müsse.
Mit der Zeit aber lernten die Projektmitarbeiter, Gestik und Verhalten des Gegenübers richtig zu interpretieren. Wenn ein indischer Kollege beispielsweise eine Frage wiederhole, sei das fast immer ein Zeichen dafür, dass es zu einem Punkt noch Klärungsbedarf gebe: "Probleme oder Missverständnisse haben die indischen und deutschen Kollegen aber nach einer gewissen Zeit gut in den Griff bekommen." Zum Erfolg der virtuellen Zusammenarbeit trage auch bei, dass hiesige Capgemini-Mitarbeiter ihre Erfahrungen mit ausländischen Kollegen im eigenen Unternehmen weitergeben.
Ein solcher "Erste-Hilfe-Kurs" in puncto Offshoring sei vor allem für neue Mitarbeiter hilfreich. Ein weiterer Erfolgsfaktor seien die gegenseitigen Besuche. "Persönliches Kennenlernen ist der Garant dafür, sich - unabhängig von der Nationalität - als Team zu fühlen", ist Sacharowa überzeugt.
- Virtuelle Teams: Beziehungspflege
Von Projekt Beginn an sollten intensive "Kennenlern-Komponenten" eingeplant werden. Teammitglieder müssen die Möglichkeit erhalten, emotionale Verbindungen zu den Kollegen herzustellen. Es ist wichtig, dass Mitglieder für das geschätzt werden, was sie sind und nicht für das, was sie tun. Idealerweise geschieht das über ein Face-to-face Kick-off-Meeting. Falls das nicht möglich ist, wäre eine virtuelle Vorstellungsrunde etwa in Wikis oder per Videokonferenz angebracht. Dabei könnten Mitglieder beispielsweise ihre Interessen, Ziele und Visionen sowie persönliche Bilder untereinander austauschen. - Interkulturelle und virtuelle Teams führen
Fünf Tipps von der Expertin Carolin Schäfer, damit internationale Projektarbeit in virtuellen Teams zum Erfolg wird. - Virtuelle Teams: Klare Ziele
Es zahlt sich aus, zu Anfang genügend Zeit in die Klarstellung des Teamzwecks, der Rollenverteilung im Team und den Verantwortlichkeiten zu investieren. Aufgrund der Distanz bestehen schon ausreichend Unsicherheiten, die nicht noch zusätzlich mit Verwirrung und Ungewissheit angereichert werden sollten. Klare Ziele und Aufgaben, einschließlich der Festlegung von wem, bis wann und in welcher Art diese zu erfüllen sind, schaffen Fokus und Klarheit für alle Teammitglieder. - Virtuelle Teams: Berechenbarkeit
Unmodern, aber nicht wegzudenken: Ein klarer Ablauf und Berechenbarkeit der Teammitglieder sind kritische Erfolgsfaktoren für virtuelle Teams. Ungewissheit erzeugt Zweifel, Angst und Rückzug. Das Resultat ist ein demotiviertes und unproduktives Team. Der Nutzen von einheitlichen Team Tools, Vorlagen, definierte Prozesse oder festgelegte Kommunikationszeiten tragen zu einem klaren Ablauf und somit zu Berechenbarkeit bei. Teamleiter sollten leicht erreichbar sein sowie den Dreh- und Angelpunkt im Team darstellen. - Virtuelle Teams: Ablaufvereinbarungen
Operationale Ablaufvereinbarungen legen Methodik und Prozesse der Teamarbeit fest und sollten zu Beginn des Projektes gemeinsam definiert werden. Ablaufvereinbarungen bedarf es in der Regel für Planungsprozesse, Entscheidungsfindung, Kommunikation und Koordination. Während virtueller Team-Meetings sollte der Teamleiter sich immer wieder Zeit nehmen zu prüfen, ob und wie gut die Ablaufvereinbarungen gelebt werden. - Virtuelle Teams: Aufmerksamkeit
Was bei Face-to-face-Teams selbstverständlich ist und in Kaffeeecken oder auf dem Flur vor dem Meeting informell passiert, sollten Manager von virtuellen Teams explizit einplanen, nämlich dass sie einzelne Teammitglieder auch außerhalb des offiziellen Meetings treffen. Jedes Mitglied sollte die Möglichkeit bekommen, mit dem Leiter persönliche Erfolge, Herausforderungen, Bedürfnisse und Wünsche zu besprechen. Die Distanz und die Technologien wecken leicht den Eindruck, dass Teammitglieder abstrakt und "ohne Gesicht" sind. Persönliche Aufmerksamkeit schafft Vertrauen, kostet wenig und bietet einen enormen Vorteil für jeden einzelnen im Team und letztlich für die gesamte Teamleistung.