Alexander Freiberger, Vertriebsleiter der SET GmbH, ist der Ansicht, dass zwar nicht jedes Dokument gedruckt werden muss, der Print aber jederzeit möglich sein soll. Als Beispiel berichtet er von einer Versicherung, die ihre vielfältigen Dokumente (Versicherungsscheine, Korrespondenz, Kontoauszüge und sonstige Belege) nicht mehr an ihre zahlreichen Agenturen verschickt, sondern elektronisch bereitstellt. Eine täglich aktualisierte Vorgangsübersicht informiert die Empfänger über die neuen Inhalte, die sie bei Bedarf ausdrucken können.
Revisionssichere Archivierung besser im ECM-System
Anwender sollten bei der Einführung eines Output-Mangement-Systems auch darauf achten, wo die Dokumente für die nächsten Jahre aufbewahrt werden. Ist das OMS nur eine Durchgangsstation, oder ver- bleiben die Daten im Archivsystem? lautet eine wichtige Frage. Von Letzterem rät Unter- nehmensberater Zöller ab. Besser sei es, die Dokumente in das Enterprise-Content-Management-(ECM-)System oder in das Unternehmens-Repository auszulagern.
Fazit Output-Management-Systeme (OMS) ergänzen ERP-Systeme hinsichtlich der automatischen Zusammenführung und Aufbereitung von Druckdaten; OMS flexibilisieren den Druck-Output; OMS schaffen eine durchgängig automatische Verarbeitung der Dokumente ohne Medienbrüche; OMS bilden die Grundlage für neue Anwendungen wie E-Billing oder die Bereitstellung von Dokumenten für andere elektronische Kommunikationskanäle. |
Das bedeutet, dass das OMS eine Übergabe-Schnittstelle zu einem Archivsystem enthalten sollte. "Das ist im Prinzip nicht kompliziert, denn für die Übergabevereinbarung reicht eine generische Schnittstelle aus", beruhigt Zöller. Das Archivsystem importiere dazu nur die Dokumente und die Indexdaten. OMS-Lösungen wie Streamserve, Deliveryware oder Prima verfügen über entsprechende Schnittstellen zu gängigen Archivierungsprogrammen.