Kiosksystem für Produktionsstätten
Das Self-Service-Portal ist nicht nur den Mitarbeitern vorbehalten, die an einem PC arbeiten. Auch Mitarbeitern ohne PC-Zugang, die beispielsweise in der Produktion beschäftigt sind, wird ein Portalzugang über Kiosksysteme bereit gestellt. Diese Terminals, die einem Geldautomaten ähneln, befinden sich in Empfangsbereichen, Pausenräumen und den Foyers von Betriebsrestaurants. Für den Einsatz müssen die Kioskterminals softwaretechnisch "gehärtet" sein. Gleichzeitig ist eine sichere Authentifizierung erforderlich, so dass niemand auf fremde Daten zugreifen kann. Ein integrierter Drucker gestattet es den Bayer–Mitarbeitern beispielsweise, ihre Gehaltsabrechnung auszudrucken.
Neben der Verbindung des Informationskiosks mit dem Portal, galt es vor allem, die Benutzeroberfläche besonders anwenderfreundlich zu gestalten. Schließlich sollen auch wenig IT-versierte Nutzer ohne Schwierigkeiten das Selbstbedienungsangebot nutzen können. Obendrein legte das internationale Unternehmen Bayer großen Wert auf die mehrsprachige Gestaltung der Kioskterminals.
Gehaltsabrechnung ist überall anders
Das Projekt "Transforming HR" ist noch nicht vollständig abgeschlossen. Derzeit laufen intensive Vorbereitungen, einige HR-Prozesse weltweit anzubieten. Das Projektteam startet zunächst mit den Abläufen, die in allen Ländern sehr ähnlich sind. Dazu zählen beispielsweise die Mitarbeiterbewertung oder variable Einmalzahlungen, welche unternehmenserfolg- und leistungsabhängig sind. Wesentlich aufwändiger gestaltet sich dagegen die Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll). Der Grund: In jedem Land gibt es andere Tarifverträge, Lohnarten sowie gesetzliche Modalitäten für die Auszahlung von Bezügen. Wie oft und in welcher Form die Mitarbeiter entlohnt werden, divergiert. Seinen deutschen Mitarbeitern überweist Bayer einmal im Monat das Gehalt. Amerikanische Angestellte dagegen holen sich zweimal im Monat einen Scheck ab. In Südafrika dagegen erhalten die Arbeiter täglich ihren Lohn. Zu den weiteren lokalen Besonderheiten zählt auch das Speichern von Personalinformationen, die in den Systemen zu berücksichtigen sind.Grundsätzlich laufen alle Payroll-Aufgaben auf der zentralen SAP-Instanz und werden in Zukunft weltweit mit einem standardisierten Prozess abgebildet. Dies bedeutet im Umkehrschluss jedoch nicht eine weltweite Betreuung über ein SSC für diesen Prozess.
Abrechnung von Diensten
Die Abrechnung der Leistungen des Shared Service Centers erfolgt ähnlich wie die Stromrechnung im privaten Haushalt. Aus den Erfahrungswerten der Vorjahre wird eine monatliche Kunden-Pauschale festgelegt. Am Ende des Jahres erfolgt die Detail-Abrechnung. Schließlich kann die Zahl der Mitarbeiter über das Jahr gesehen durchaus schwanken, beispielsweise wenn Unternehmensteile verkauft oder andere Unternehmen übernommen werden.