2. Interagieren ist Platin
Reden ist Silber, Schweigen ist Gold, und Interagieren ist Platin. Ganz bestimmt ist es in einigen Lebenssituationen das Beste zu schweigen, Veranstaltungen zählen aber nicht unbedingt dazu. Jeder hat sicherlich schon einmal die Erfahrung gemacht, in einer Konferenz am liebsten von seinem Platz aufspringen, eine wichtige Frage stellen oder einen genialen Vorschlag machen zu wollen.
Teilnehmer einer Online-Veranstaltung sind aber leider oft zur Passivität verdammt und können aufkommende Fragen höchstens per Chat-Funktion stellen. Und auch der Vortragende in einer Online-Präsentation wird sich wünschen, mit seinem Publikum zu interagieren und zu erfahren, was es zu sagen hat. Ein kontinuierlicher Dialog tut jeder Beziehung gut - ob zwischen Führungskräften und Mitarbeitern oder Vertriebsmanagern und Kunden bzw. Interessenten.
Das ist kein bloßes Wunschdenken mehr, denn es gibt mittlerweile professionelle Plattformen, die das Publikum bei Online-Veranstaltungen von ihrer Passivität befreien und zu aktiven Videoteilnehmern machen. Sie können Informationen einbringen, durch die Konferenzen erst richtig spannend und nützlich werden. Damit wird die Präsentation vom Monolog zu einer interaktiven Diskussion.
Es gibt bereits Plattformen, die ähnlich wie bei Live-Events, die ein Mikrofon für Fragen und Einwürfe herumreichen, die Möglichkeit bieten, Teilnehmer, die sich per Handzeichen melden, das Wort zu erteilen. Auch zusätzliche Interaktionsfunktionen wie das Teilen von Dokumenten und das Chatten während der Veranstaltung steigern die Aufmerksamkeit und die Teilnahme des Publikums. Durch die Möglichkeit, als Teilnehmer interaktiv zu sein, kann ein viel intensiverer Austausch von Informationen stattfinden und im Falle von Schulungen zu einer steileren Lernkurve beitragen. Damit eine interaktive Diskussion nicht mit der Online-Veranstaltung endet, können Organisatoren zum Beispiel Foren und Social-Media-Kanäle zur weiteren Diskussion der Inhalte einrichten.
- Knigge für Video Conferencing
Die Technik ist heute nicht mehr das Problem. Vom Tablet bis zum Raumsystem reicht die Palette der Endgeräte. Über den Erfolg der virtuellen Meetings entscheiden deshalb oft weiche Faktoren wie Benimmregeln. - Dos
Sprechen Sie deutlich in Videokonferenzen. Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz. - Dos II
Halten Sie es einfach. Wenn Sie zu einem Videomeeting einladen, stellen Sie sicher, dass die Instruktionen für die Einwahl einfach und verständlich beschrieben sind und die anderen Teilnehmer sich schnell und problemlos einwählen können. - Dos III
Schau mir in die Augen, Kleines. Der gute Blickkontakt mit allen Teilnehmern eines Videomeetings ist sehr wichtig. - Don'ts
Klingelnde Handys sind auch in der virtuellen Welt der Meeting-Killer Nummer Eins. Führen Sie Ihren neuesten Klingelton also erst nach dem Treffen vor. - Don'ts II
Kein Multitasking während der Konferenz. Ihre Kollegen merken nämlich, wenn Sie andere Dinge nebenher erledigen - und das stört erheblich. - Don'ts III
Jederzeit und überall zu arbeiten ist zwar ein Plus der modernen Technik. Doch Supermarkt, Bahnhofshalle oder Flughafen sind eher unpassende Orte für ein Video Meeting. - Don'ts IV
Musik und andere Hintergrundgeräusche wie spielende Kinder lenken andere ab. Im Büro hängen Sie am Besten ein "Nicht stören"-Schild vor die Türe. - Andere Länder, andere Sitten
Seien Sie pünktlich. Vor allem in den USA beginnen auch virtuelle Meetings zur vorgesehenen Zeit und enden auch wie geplant. - Andere Länder, andere Sitten II
Vermeiden Sie in Konferenzen mit Japanern offene Kritik. Lernen Sie "nein" zu sagen, ohne es tatsächlich zu sagen. - Andere Länder, andere Sitten III
Respekt, Rang und Hierarchien sind in der chinesischen Kultur wichtig. Begegnen Sie höhergestellten Partnern oder Kollegen besonders respektvoll. - Andere Länder, andere Sitten IV
Planen Sie für Konferenzen mit Indien mehr Zeit ein. Videokonferenzen werden gerne mit einem Small Talk eingeleitet, hetzen Sie also nicht. Dennoch wird wert auf angemessene Business-Kleidung gelegt. - Andere Länder, andere Sitten V
Der sprichwörtliche britische Humor wird oft auch beim Video Conferencing eingesetzt. Einfach mitmachen. - Andere Länder, andere Sitten VI
Italiener kommunizieren nicht nur verbal, sondern auch sehr stark non-verbal. Scheuen Sie sich nicht davor, sich in Videokonferenzen über den Gesichtsausdruck und Gesten auszudrücken. - Andere Länder, andere Sitten VII
Brasilianer gehen geschäftliche Meetings eher entspannt an. Nutzen Sie Video, um Ihre Geschäftspartner kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen
3. Die Qual der Wahl
Die richtige Plattform für videobasierte Online-Veranstaltungen zu finden, ist nicht einfach. Es gibt zahlreiche Lösungen, die die unterschiedlichsten Funktionen bieten und alle haben ihre Vor- und Nachteile. Jedes Unternehmen wird bei seiner Entscheidung letztendlich abwägen müssen, welche Lösung die unternehmensspezifischen Anforderungen am besten erfüllt.
Ein Serviceprovider, der im Veranstaltungs-Hosting erfahren und einen erstklassigen technischen Support bietet, ist für einen reibungslosen Ablauf von Online-Veranstaltung sicherlich nicht ganz unwichtig. Da die Auswahl der richtigen Plattform für viele Unternehmen sehr komplex ist, soll der folgende Fragebogen als Entscheidungshilfe dienen:
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Unterstützt die Plattform genug Teilnehmer für Ihren Bedarf? Einige Online-Services sind nur auf ein- oder zweihundert Teilnehmer ausgelegt, andere auf Tausende. Planen Sie ausreichend Puffer.
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Lassen sich Sprecher aus allen Teilen der Welt einfach per Video zuschalten? Bei den meisten Veranstaltungen gibt es mehrere Sprecher, die sich häufig an verschiedenen Orten befinden. Daher muss es einfach sein, sich in die Videoübertragung einzuschalten und die Präsentation gemeinsam abzuhalten.
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Wie interaktiv ist die Plattform? Einige Plattformen unterstützen textbasierte Chat-, Frage- und Antwort-Funktionen. Die direkte Interaktion zwischen Vortragenden und Publikum wertet die Veranstaltung aber deutlich auf.
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Mit welchen Video-Endpunkten kann das Publikum an der Veranstaltung teilnehmen? Der Zugriff über Raumsysteme, Computer und mobile Geräte beseitigt die Hürden für die Remote-Teilnahme.
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Über welche Steuerungsfunktionen verfügt die Plattform? Veranstaltungsmoderatoren sollten eine gesteuerte Umgebung mithilfe von Master-Steuerelementen verwalten können. Dazu gehört, die Sitzung aufzeichnen, Teilnehmer stumm schalten oder zu Sprechern ernennen, Vortragende festlegen und die Veranstaltung unterbrechen und fortsetzen zu können.
In puncto Online-Veranstaltungen ist es höchste Zeit zum Umdenken. Die Tage sprechender Folien und langweiliger Monologe vor einem gesichtslosen Publikum sind vorbei. Denn die Teilnehmer sind bereit und durchaus in der Lage, viel länger aufmerksam als Goldfische zu sein, wenn die Inhalte und die Gestaltung von Online-Events ansprechend sind. Interaktion ist das Geheimnis, um aus den Investitionen in Veranstaltungen das Optimum herauszuholen und ein Publikum - gleich welcher Größenordnung - zu erreichen. (mb)