Datenstrukturen und Steuerrecht

Viele Anbieter übernehmen nur Stamm- und Grunddaten. Zu den Bewegungsdaten äußern sich viele Softwarehäuser nicht. Nicht selten versuchen sie, die Auftragsdaten dem einführenden Unternehmen zu überlassen. Nur wenige ERP-Hersteller verfügen über Befüll-Tools, die Altdaten für die Erfassung prüfen und dann automatisch einlesen. Verfahren, die offenen Bestellungen, Kunden- und Fertigungsaufträge, aber auch die Vergangenheit bis zur Inbetriebnahme zu konvertieren, sparen viel Zeit, Arbeit und Ärger. Besonders aufwändig sind Konvertierungen bei stark an den jeweiligen Anwender angepassten ERP-Systemen. Durch das Customizing, das im Regelfall bereits auf den Inbetriebnahmezeitpunkt ausgerichtet ist, können unvollständige Daten gar nicht in das neue System eingespielt werden. Datenkonsistenzbedingungen des neuen Systems verhindern dann die Übernahme, da die alten Datenstrukturen nicht zu denen der Zielsoftware passen.

Der Übergang zum neuen System ist steuerrechtlich genau zu dokumentieren. Zu einer derartigen Dokumentation sind Firmen verpflichtet. Wirtschaftsprüfer und Steuerbehörden interessieren sich besonders für die Korrektheit der Daten vor und nach der Umstellung.

Nicht an der Schulung sparen

Das beste ERP-System nutzt nichts, wenn Unternehmen es nicht richtig oder nur rudimentär verwenden. Ohne Schulung der Mitarbeiter wird sich die Investition kaum rechnen. Eine Schulungsplanung sollte aus drei Stufen bestehen:

• Das ERP-Einführungskernteam wird vom Beraterteam des Anbieters geschult.

• Das Kernteam bildet sich weiter aus, indem es mit dem Anbieterteam die Konzepte für die Einführung und Umstellung vorbereitet, diese testet und Konvertierungsmaßnahmen abspricht.

• Das ERP-Einführungskernteam schult die Fachabteilungen.

Inbetriebnahme

Um den Unternehmen möglichst viel Sicherheit zu bieten, sollte die Inbetriebnahme vom Softwarelieferanten begleitet werden, gegebenenfalls auch von dem Beratungshaus, das an der Produktauswahl mitgewirkt hat. Die ERP-Auswahl lässt sich vorbereiten, dennoch ist sie für einen Betrieb kein Kinderspiel. Aber zumindest häufige Fehler und böse Überraschungen lassen sich vermeiden. (fn)

Bei der Suche nach Ihren ERP-System hilft Ihnen der ERP-Matchmaker von Trovarit und der COMPUTERWOCHE.