Historisch gewachsene Infrastrukturen finden sich in allen Bereichen der Unternehmens-IT - so auch bei der Kommunikation und Zusammenarbeit. Veraltete Software lässt sich relativ einfach ersetzen. Doch was geschieht etwa mit Raumsystemen für Videokonferenzen, die oft hohe Investitionen erfordert haben und individuell angepasst wurden? Viele Unternehmen möchten die bestehenden Raumsysteme in moderne UCC-Lösungen integrieren. Doch aufgrund von inkompatiblen Schnittstellen und unvereinbarer Standards zwischen den verschiedenen Anbietern ist dies meist nicht so einfach.
Videokonferenzsystem meets Collaboration-Client
Das Kommunikationsproblem der Lösungen kommt nicht von ungefähr: Häufig handelt es sich bei den hochqualitativen Videokonferenzsystemen um Produkte von Cisco oder Polycom. Diese werden im Unternehmen in der Regel von den Telefonie- oder Netzwerkteams fachlich verwaltet. Aus dem Bereich Arbeitsplatz und Groupware stammt dagegen die zweite und meist jüngere Videolösung: die Collaboration-Clients. Wichtige Vertreter sind hier vor allem Microsoft Lync oder Cisco Jabber. Diese bieten neben Instant Messaging und Präsenzinformationen auch Telefonie, Webconferencing und eben Videokonferenz. Inzwischen ist auch in diesem Bereich echte HD-Qualität möglich.
Ideale Vorrausetzungen für ein perfektes Zusammenspiel der Videolösungen finden sich, wenn Raumsysteme und Collaboration-Clients von demselben Anbieter stammen. Da Cisco als einziger großer Hersteller inzwischen Lösungen für alle Bereiche - vom Web-Client bis zum großen Raumsystem - bietet, haben Cisco-Kunden in der Regel die wenigsten Schwierigkeiten, eine einheitliche UCC-Infrastruktur aufzubauen. Hier können jedoch ältere Systeme, auch vom übernommenen Hersteller Tandberg, aufgrund nicht mehr unterstützter Schnittstellen einen größeren Aufwand erfordern.
- Knigge für Video Conferencing
Die Technik ist heute nicht mehr das Problem. Vom Tablet bis zum Raumsystem reicht die Palette der Endgeräte. Über den Erfolg der virtuellen Meetings entscheiden deshalb oft weiche Faktoren wie Benimmregeln. - Dos
Sprechen Sie deutlich in Videokonferenzen. Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz. - Dos II
Halten Sie es einfach. Wenn Sie zu einem Videomeeting einladen, stellen Sie sicher, dass die Instruktionen für die Einwahl einfach und verständlich beschrieben sind und die anderen Teilnehmer sich schnell und problemlos einwählen können. - Dos III
Schau mir in die Augen, Kleines. Der gute Blickkontakt mit allen Teilnehmern eines Videomeetings ist sehr wichtig. - Don'ts
Klingelnde Handys sind auch in der virtuellen Welt der Meeting-Killer Nummer Eins. Führen Sie Ihren neuesten Klingelton also erst nach dem Treffen vor. - Don'ts II
Kein Multitasking während der Konferenz. Ihre Kollegen merken nämlich, wenn Sie andere Dinge nebenher erledigen - und das stört erheblich. - Don'ts III
Jederzeit und überall zu arbeiten ist zwar ein Plus der modernen Technik. Doch Supermarkt, Bahnhofshalle oder Flughafen sind eher unpassende Orte für ein Video Meeting. - Don'ts IV
Musik und andere Hintergrundgeräusche wie spielende Kinder lenken andere ab. Im Büro hängen Sie am Besten ein "Nicht stören"-Schild vor die Türe. - Andere Länder, andere Sitten
Seien Sie pünktlich. Vor allem in den USA beginnen auch virtuelle Meetings zur vorgesehenen Zeit und enden auch wie geplant. - Andere Länder, andere Sitten II
Vermeiden Sie in Konferenzen mit Japanern offene Kritik. Lernen Sie "nein" zu sagen, ohne es tatsächlich zu sagen. - Andere Länder, andere Sitten III
Respekt, Rang und Hierarchien sind in der chinesischen Kultur wichtig. Begegnen Sie höhergestellten Partnern oder Kollegen besonders respektvoll. - Andere Länder, andere Sitten IV
Planen Sie für Konferenzen mit Indien mehr Zeit ein. Videokonferenzen werden gerne mit einem Small Talk eingeleitet, hetzen Sie also nicht. Dennoch wird wert auf angemessene Business-Kleidung gelegt. - Andere Länder, andere Sitten V
Der sprichwörtliche britische Humor wird oft auch beim Video Conferencing eingesetzt. Einfach mitmachen. - Andere Länder, andere Sitten VI
Italiener kommunizieren nicht nur verbal, sondern auch sehr stark non-verbal. Scheuen Sie sich nicht davor, sich in Videokonferenzen über den Gesichtsausdruck und Gesten auszudrücken. - Andere Länder, andere Sitten VII
Brasilianer gehen geschäftliche Meetings eher entspannt an. Nutzen Sie Video, um Ihre Geschäftspartner kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen
Moderne Videokonferenzsysteme von Cisco und Polycom lassen sich inzwischen ebenfalls recht einfach integrieren, da sie kompatible Standards nutzen. Was ist aber zu beachten, wenn ein bestehendes Polycom-System mit dem Cisco-Jabber-Client oder ein Cisco-Videokonferenzsystem mit dem Microsoft-Lync-Client verbunden werden muss?