Form einer Abmahnung
Eine bestimmte Form, insbesondere die Schriftform, ist für die Abmahnung grundsätzlich nicht erforderlich. Sie kann auch mündlich erfolgen, sofern Tarifverträge nicht etwas anderes vorschreiben. Aufgrund der Darlegungsfunktion ist für einen späteren Kündigungsrechtsstreit jedoch die Schriftform der Abmahnung dringend anzuraten.
Des Weiteren ist empfehlenswert, das Schriftstück mit der Überschrift "Abmahnung" zu versehen, um zweifelsfrei auf dessen Inhalt hinzuweisen. Zudem sollte die Übergabe des Abmahnschreibens persönlich erfolgen, wobei der Arbeitnehmer den Erhalt auf dem Schreiben quittiert. So hat der Arbeitgeber den Nachweis, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer zugegangen und darüber hinaus zu seiner Kenntnis gelangt ist. Letzteres ist eine unentbehrliche Wirksamkeitsvoraussetzung.
Fristen für eine Abmahnung
Fristen sind für den Ausspruch einer Abmahnung grundsätzlich nicht zu beachten, da nach der Rechtsprechung keine Ausschlussfrist existiert. Dennoch empfiehlt es sich, eine Pflichtverletzung möglichst zeitnah, zumindest binnen vier Wochen ab Kenntnis des Sachverhalts abzumahnen. Denn das Recht zur Abmahnung kann durchaus verwirkt werden, wenn zwischen dem Vorfall und der Abmahnung ein zu großer Zeitablauf entsteht, während dessen der Arbeitnehmer sich darauf einstellen durfte, dass der potenzielle Abmahnsachverhalt folgenlos bleiben wird.
Betriebsrat - ja oder nein?
Eine Abmahnung bedarf in der Regel weder einer Anhörung des Betriebsrates (es sei denn es ist tarifrechtlich angeordnet) noch des Arbeitnehmers. Gleichwohl empfiehlt sich in manchen Fällen gerade bei langjährigen Mitarbeitern eine vorherige Anhörung, wenn z. B. die Abmahnung auf der Grundlage einer Kundenbeschwerde erfolgen soll, zu der sich der Arbeitnehmer rechtfertigen kann. Unter Umständen stellt sich nämlich der Vorwurf anders dar oder als unberechtigt heraus, was sich im Falle eines Rechtsstreits um die Berechtigung einer Abmahnung ungünstig auswirken würde. Denn in einem gerichtlichen Verfahren trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast für die abgemahnten Pflichtverletzungen.
Sammelabmahnungen
Problematisch sind sogenannte Sammelabmahnungen, in denen der Arbeitgeber mehrere Abmahnsachverhalte gleichzeitig darstellt. Sofern sich auch nur einer der Vorwürfe als unbegründet erweist, muss auf Verlangen des Arbeitnehmers die gesamte Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden. Daher sollten die jeweiligen Pflichtverstöße sicherheitshalber in mehreren gesonderten Schreiben abgemahnt werden.
- Tipps für Kündigung und Trennung
Wenn Mitarbeiter entlassen werden müssen, sollte dies möglichst schmerzfrei erfolgen. Frank Adensam sagt, wie Sie dabei vorgehen sollten. - Sorgfältig vorbereiten
Das setzt eine sorgfältige Vorbereitung voraus. Diese gelingt Unternehmen am besten, wenn sie, sobald feststeht, dass Mitarbeiter entlassen werden müssen, ein Drehbuch für den Kündigungs- und Trennungsprozess schreiben. - Ruhig und sachlich bleiben
In der Regel sollte der unmittelbare Vorgesetzte die betroffenen Mitarbeiter über ihre Kündigung informieren - selbst wenn diese von der Personalabteilung versandt wird. Auf dieses Gespräch muss er sich vorbereiten. Unter anderem, indem er sich im Vorfeld fragt: Teile ich in dem Gespräch dem Mitarbeiter nur die Kündigung mit und setze ich mich mit ihm anschließend nochmals zusammen, um zu vereinbaren, wie die Trennung gestaltet wird? - Nicht um den heißen Brei reden
Oft wollen Führungskräfte das Kündigungsgespräch möglichst schnell hinter sich bringen. Die Folge: Sie stoßen den Mitarbeiter vor den Kopf, indem sie ihm unvermittelt die Nachricht "Sie sind entlassen" entgegenschleudern. Zuweilen scheuen sie sich aber auch, die unangenehme Botschaft auszusprechen und reden um den heißen Brei herum. Beides ist unangebracht. - Emotionen akzeptieren
Auf diese Nachricht reagieren Mitarbeiter unterschiedlich - manche geschockt, manche gelassen, manche wütend. Lassen Sie zu, dass Ihr Mitarbeiter Emotionen zeigt. Äußern Sie hierfür Verständnis. Und geben Sie ihm ausreichend Zeit, die Fassung wiederzugewinnen. Gelingt ihm dies nicht, sollten Sie das Regeln der Trennungsmodalitäten vertagen - zum Beispiel, indem Sie vorschlagen: "Herr/Frau Müller, sicher müssen Sie den Schock erst verdauen. Was halten Sie davon, wenn wir uns übermorgen nochmals zusammensetzen und darüber reden ..." - "Sie haben doch gesagt, ..."
Ein Vorwurf, mit dem Führungskräfte bei Kündigungen oft konfrontiert werden, ist: "Aber vor einem Monat planten Sie mit mir doch noch ..." Oder: "Bei der Weihnachtsfeier sagten Sie, unsere Arbeitsplätze seien sicher." Dann sollten Sie zu Ihren Worten und Taten stehen. Bedauern Sie Ihren Irrtum. Sagen Sie, dass Sie zum damaligen Zeitpunkt die Situation anders einschätzten, diese sich aber in der Zwischenzeit aufgrund der Faktoren A, B, C geändert hat. - "Warum gerade ich?"
Dessen ungeachtet werden die zu kündigenden Mitarbeiter stets fragen: Warum gerade ich? Geben Sie dem Mitarbeiter eine inhaltlich verständliche Erklärung. Auf keinen Fall sollten Sie sich aber auf eine Diskussion über die Auswahlkriterien einlassen. Denn wer die Gründe für die Kündigung diskutiert, diskutiert die Kündigung selbst. - Kündigung begründen, ohne zu kränken
Entlässt ein Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern betriebsbedingt eine größere Zahl von Mitarbeitern, dann muss deren Auswahl meist gemäß den gesetzlichen Vorgaben anhand von Kriterien wie Alter, Familienstand und Dauer der Betriebszugehörigkeit erfolgen. Auch dann ist das Begründen vergleichsweise einfach, denn die Auswahl basiert auf objektiven Kriterien. Deshalb kann der Mitarbeiter eine solche Auswahl leichter akzeptieren als eine personenbezogene. - Die Zeit bis zum Ausscheiden regeln
Ist die Kündigung ausgesprochen und begründet, geht es darum, die Zeit zwischen der Kündigung und dem Austritt aus dem Unternehmen zu regeln. Hierfür können Sie einen separaten Termin vereinbaren. Im Trennungsgespräch selbst sollten Sie Ihrem Mitarbeiter einen Weg aufzeigen, wie der Trennungsprozess gestaltet werden kann. Außerdem sollten Sie ihm Hilfe beim Suchen einer neuen Stelle anbieten. - Den Blick wieder in Richtung Zukunft wenden
Oft ist eine bezahlte Freistellung bis zum Ausscheidetermin für beide Parteien die sinnvollste Lösung. Für die Gekündigten hat dies den Vorteil: Sie können sich voll auf das Entwickeln einer neuen Perspektive konzentrieren.