Zur Rechtfertigung der Upgrade-Kosten eignen sich diese Faktoren allerdings nur, wenn sie auch quantifiziert werden können. Hinzu kommt, dass der finanzielle Aufwand bei umfangreichen Prozessneuorganisationen, Infrastrukturerweiterungen und Konsolidierungsprojekten die Kosten für ein technisches Upgrade weit übersteigen kann. Laut Gartner beträgt er je nach Umfang bis zu 75 Prozent einer kompletten Neuinstallation.

Zur Vermeidung von bösen Überraschungen empfielt es sich, kontinuierliche Planungsprozesse beispielsweise in Form von Lenkungsausschüssen einzuführen. Dabei sollten nicht nur die IT-Macher eingebunden sein, sondern auch die Fachabteilungen. Das erleichtert unter anderem die Suche nach individuell angepasstem Code, der sich durch Standardfunktionen, Add-ons oder industriespezifische Erweiterungen ersetzen lässt. Einerseits kann so vermieden werden, dass die Techniker über das Ziel hinausschießen und wichtige Funktionen verkomplizieren, andererseits verzichten Endanwender leichter auf Nice-to-have-Features, wenn sie den dafür erforderlichen Aufwand verstehen.

Außerdem können Unternehmen mittels kontinuierlicher Planung den Anteil externer Beratungsleistungen reduzieren. AMR Research kam bei einer Untersuchung zu dem Schluss, dass Anwender, die die Verantwortung für ihr Upgrade-Projekt an Berater übertrugen, statt 1,5 Millionen Dollar durchschnittlich 2,3 Millionen Dollar ausgaben und Projektlaufzeiten von zehn statt sechs Monaten zu verdauen hatten. „Die Kosten explodieren, weil am Projekt Leute arbeiten, die das Geschäft des Anwenders nicht verstehen, und weil darüber hinaus viele Consultants beim Kunden auf dessen Kosten ausgebildet werden“, so Judy Bijesse, Analystin bei AMR.

Vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen, deren Hilferufe beim ERP-Hersteller ungehört bleiben, sollten ferner darauf verzichten, auf neue Releases der ersten Generation zu migrieren. Diese Punkt-null-Versionen tragen meist so viele Bugs in sich, dass ein baldiger Wechsel auf Punkt-eins- oder Punkt-zwei-Releases notwendig wird. Aufgrund der hohen Komplexität der Systeme kann es dabei passieren, dass sämtliche Anpassungen, Erweiterungen und Schnittstellen neu überarbeitet werden müssen.