Automatisierung lohnt sich

Spezial- und ECM-Software-Anbieter bilden diesen fünfstufigen Posteingangsprozess komplett in ihren Subsystemen ab. Die Lösungen lassen sich in der Regel für Posteingangssysteme unterschiedlicher Größe skalieren. Ergänzend stellen die Hersteller Erfassungs- und Auswertungsprogramme bereit, um etwa Rechnungen und Vordrucke automatisch erkennen beziehungsweise verarbeiten zu können. So rentieren sich auch Mehrkosten für OCR-Lösungen und für automatische Klassifikation, denn damit

• können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf dieselben Dokumente zugreifen;

• stehen alle Dokumente ortsunabhängig zur Verfügung;

• können alle Dokumente in kontrollierten Prozessen weiterverarbeitet werden;

• liefern elektronische Posteingangsbücher den Nachweis, wann welches Dokument erfasst und bearbeitet wurde;

• können die Dokumente elektronischen Akten zugeordnet werden und

• lassen sich Dokumente in elektronischen Archiven revisionssicher ablegen.

Die Wirtschaftlichkeit einer Posteingangslösung steigt mit der Integration in die Unternehmensprozesse und muss sich nicht auf Papierdokumente beschränken.

Auch Faxnachrichten können in den Posteingangsprozess eingebunden werden. Im Prinzip ist der Faxempfang nichts anderes als ein Scannen ohne Indizierung durch einen Dritten am entfernten Ort. Demnach lassen sich Faxdokumente genauso behandeln wie eingescannte Papierdokumente. Voraussetzung ist, dass sich die Auflösung für eine sichere und automatische Nachverarbeitung eignet.

(Siehe auch:

• Die besten Tipps rund ums Fax

• Ratgeber Faxen über das Internet)