Wie schreibt man E-Mails?
CW: Im Geschäftsleben kommunizieren viele oft nur noch über E-Mails. Was gibt es hier zu beachten?
Knigge: Ich bin sehr konservativ in dem Bereich, wie man E-Mails schreiben soll. Ich bin auch der Meinung, dass wir wieder weg müssen von der täglichen schnellen E-Mail und hin zur verbalen Kommunikation.
CW: Warum?
Knigge: In dieser speziellen Kommunikationsart sehe ich eine ganz große Gefahr, gerade wenn es um Konflikte geht. Wenn Sie versuchen, einen Konflikt per E-Mail zu lösen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf die Situation, sobald Sie die E-Mail weggeschickt haben. Sie überlassen dem Empfänger die komplette Deutungshoheit. In einem Gespräch - am besten persönlich haben Sie immer die Möglichkeit einzugreifen, nachzuhaken, Dinge noch einmal neu zu benennen und zu reagieren. Das geht bei schriftlicher Kommunikation nicht.
CW: Und wenn es doch eine E-Mail sein muss?
Knigge: Dann halten Sie sich an eine gewisse Form, verwenden Sie eine kleine Begrüßung, beachten Sie die Rechtschreibregeln. Mehr ist es doch gar nicht.
- E-Mail-Netiquette
Als das Internet beziehungsweise die E-Mail-Kommunikation laufen lernte, gehörte es zum guten Ton, einige Benimmregeln zu beachten. Diese sind im Lauf der Jahre ein wenig aus der Mode gekommen. Im Internet gibt es aber nach wie vor unzählige Verhaltensempfehlungen. Hier ist eine Auswahl. - 1) Freundliche Anrede und Grußformel
Eine allgemein gültige Formel gibt es nicht, übliche Anreden in der Geschäftskommunikation sind heute "Hallo Herr XX" oder "Sehr geehrte Frau YY". Wichtig sind eine freundliche und respektvolle Anrede zu Beginn der Kommunikation und eine ebenso gestaltete Grußformel zum Abschluss. - 2) Signatur und Footer
Hier stehen vollständiger Name samt Titel sowie sämtliche Kontaktdaten. Geschäftliche Korrespondenz benötigt zudem laut Gesetz formelle Angaben, etwa zu Geschäftsleitung oder Handelsniederlassung. - 3) Betreffzeile
Sie sollte den Anlass der E-Mail knapp und verständlich darstellen, so dass der Empfänger sogleich die Relevanz der Nachricht einschätzen kann. Als dringend gekennzeichnete E-Mails müssen wirklich dringend sein. - 4) Verteiler
Die cc-Funktion ist nützlich, um weitere Kommunikationspartner über aktuelle Entwicklungen in Kenntnis zu setzen, sollte aber immer zurückhaltend genutzt werden. - 5) Antwort
Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um. - 6) Schreibweise
Hier gelten die üblichen Rechtschreibregeln. Viele Schreibfehler signalisieren Nachlässigkeit. Textpassagen in Großbuchstaben wirken aufdringlich. Durchgängig Kleingeschriebenes gilt als Hinweis auf eine geringe Wertschätzung des Adressaten. - 7) Länge der E-Mail
Gute E-Mails sind kurz gehalten. Die gesamte Kommunikationshistorie hängt nur an, wenn sie notwendig ist. Ganz bestimmt sollten Mails keine alten Diskussionen enthalten, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben. - 8) Format
Bunte E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation überflüssig. Im Zweifel wird nur Text ohne HTML-Code verschickt. Emoticons sollten der privaten Korrespondenz vorbehalten sein. Längere Textpassagen mit Absätzen gliedern. - 9) Anhänge
Die Zeiten knapper Speicherressourcen und schlechter Verbindungen sind passé. Anhänge mit mehreren Gigabyte Volumen sollten dennoch die Ausnahme sein. Auch die Zahl der Anhänge sollte im niedrigen einstelligen Bereich bleiben. - 10) Kettenbriefe
An die geschäftliche E-Mail-Adresse zugestellte Kettenbriefe wandern in den Mülleimer.